Verfahrensdokumentation
GoBD-Konformität

Vom Betriebsprüfungsrisiko zum Wettbewerbsvorteil

Die jederzeit verfügbare GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist klar in den Fokus von Betriebsprüfungen gerückt. Welche Optionen ergeben sich daraus für den Unternehmer?

Weiter wie bisher

Er kann diese klare Forderung weiterhin ignorieren und hoffen, dass auch die nächste Betriebsprüfung gutgehen wird – mit möglicherweise erheblichen Konsequenzen für den gesamten Prüfungszeitraum.

Formelle Anforderungen erfüllen

Er kann die formelle Verpflichtung erfüllen und mit den eingängigen Programmen auf Basis einer Musterverfahrensdokumentation seine eigenen Abläufe darstellen und regelmäßig pflegen. Da nicht klar geregelt ist, wie eine Verfahrensdokumentation konkret auszusehen hat, kann er ggf. auch mit einer groben Prozessbeschreibung in die Prüfung gehen und den Prüfer von der Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung überzeugen. Er muss sich regelmäßig informiert halten und sicherstellen, dass sowohl Änderungen im internen Ablauf als auch auf der Gesetzgeberseite sauber abgebildet werden.

Aus der Not eine Tugend machen

Er kann die Erstellung der Verfahrensdokumentation zum Anlass nehmen, die betriebsinternen Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. Durch die Visualisierung der aktuellen Prozesse werden eventuelle Schwächen im Ablauf sichtbar – oftmals ein echter Augenöffner in Bezug auf Verbesserungspotenzial. Auf dieser Basis kann dann optimiert werden, um Ineffizienzen zu identifizieren und anschließend zu eliminieren. Das reduziert Kosten und erhöht somit nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit. Wenn man es also richtig angeht, können die GoBD-Anforderungen sogar der Startschuss sein, den unvermeidlichen Aufwand in einen nachhaltigen Zusatznutzen für Ihr Unternehmen zu überführen.

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Die GoBD besser verstehen

Für die meisten Unternehmer ist die „GoBD“ und die darin geforderte „Verfahrensdokumentation“ noch ein unbeschriebenes Blatt. Und das obwohl die GoBD bereits seit dem 01.01.2015 für jeden Unternehmer und Freiberufler in Deutschland verbindlich gilt und auch die Schonfrist bereits am 01.01.2017 abgelaufen ist. Diese Übergangszeit von zwei Jahren haben jedoch die wenigsten Unternehmen genutzt, eine verlässliche Dokumentation aller buchhaltungsrelevanten Prozesse inkl. der EDV-Systeme auszuarbeiten. Der Mythos „Das betrifft mich nicht“ hält sich hartnäckig über viele Branchen. Diese Wahrnehmung wird jedoch schlagartig beendet, wenn sich ein Betriebsprüfer ankündigt und die Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation gemäß GoBD anfordert.

Die Inhalte einer Betriebsprüfung haben sich seit Einführung der GoBD signifikant verschoben. Die Finanzämter folgen damit der Aufforderung des Bundesfinanzhofes, die Betriebe verstärkt zu prüfen. Die Prüfer werden durch systematische Aus- und Weiterbildung wesentlich besser auf die branchenspezifischen Belange eingestellt, als dies noch vor einigen Jahren der Fall war. Während der Betriebsprüfung wird sich der Prüfer heute häufig nicht mehr auf die reine Validierung der Belege und der daraus resultierenden Umsatzsteuerabführung konzentrieren, sondern den gesamten Entstehungsprozess sämtlicher buchhaltungsrelevanter Dokumente und Systeme unter die Lupe nehmen. Der Prüfer wird während einer Prüfung immer häufiger abfragen, welche EDV-Programme eingesetzt werden, wie die einzelnen Programme miteinander interagieren und wer aufgrund welcher Berechtigungen zu welchen Eingaben berechtigt ist und wie dies über ein internes Kontrollsystem (kurz IKS) kontrolliert wird. Somit kann der Prüfer feststellen, welche „Optionen“ bei der finalen Rechnungsstellung zur Verfügung standen.

Jeder Unternehmer steht in der alleinigen Verantwortung, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und bei einer Betriebsprüfung jederzeit vorlegen zu können. Diese muss sicherstellen, dass ein Prüfer die Buchführungsorganisation in angemessener Zeit verstehen und prüfen kann. Entdeckt der Prüfer Mängel, ist er u.U. berechtigt, die Buchführung zu verwerfen und empfindliche Hinzuschätzungen vorzunehmen. Jedoch ist nicht in jedem Falle eine fehlende oder nicht ausreichende Verfahrensdokumentation ein Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Buchführung trotzdem nachvollziehbar ist und somit kein Grund für eine Hinzuschätzung ist. Zeigen sich bei der Buchführung jedoch erhebliche Mängel, könnte das Fehlen einer Verfahrensdokumentation sogar verschärfend gewertet werden, weil der Unternehmer dann diesem Thema offenbar nicht die erforderliche Aufmerksamkeit gewidmet hat.

Die sachgemäße Buchführung durch den Steuerberater oder einen externen Dienstleister entlässt den Unternehmer nicht aus der Verantwortung, denn in der Verfahrensdokumentation müssen auch die Prozesse mit externen Partnern klar definiert und durchgängig dokumentiert werden.

Der Weg zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
Was das Finanzamt bei einer GoBD-Prüfung erwartet

Was das Finanzamt erwartet

Unternehmer und Firmen haben es in Deutschland nicht nur durch die hohe Steuerlast schwer, sondern müssen auch eine Vielzahl an Gesetzen und Richtlinien beachten. Statt sich auf die Leidenschaft des Geschäftserfolges konzentrieren zu können, muss sehr viel Zeit in Bürokratie investiert werden.

  • Lückenlosigkeit und Vollständigkeit
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mit Vemeto zur Verfahrensdokumentation

Das vemeto-Konzept

Wir gehen sehr strukturiert an die Erstellung der Verfahrensdokumentation heran. Dabei arbeiten wir eng sowohl mit Ihnen als Unternehmer als auch mit Ihrem Steuerberater zusammen, um auf einer fundierten Basis das Bestmögliche für Ihr Unternehmen herauszuholen.

Zunächst dokumentieren wir bei Ihnen vor Ort den Ist-Zustand der buchhaltungsrelevanten Prozesse. Dabei kommt unsere speziell für diesen Zweck entwickelte Software zum Einsatz, mit der wir Sie anhand eines klar definierten Leitfadens detailliert durch die relevanten Themenbereiche durchführen. Die dafür genutzte Taxonomie wird stets weiterentwickelt und aktualisiert. Auf dieser Basis entsteht die Verfahrensdokumentation, die die Ist-Abläufe der buchhaltungsrelevanten Prozesse abbildet. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater identifizieren wir nun eventuelle Abweichungen zur GoBD-Konformität, legen Abstellmaßnahmen fest und unterstützen Sie auf Wunsch bei der Implementierung der notwendigen Änderungen. Dabei teilen wir Ihnen selbstverständlich auch gerne unsere Empfehlungen zur Optimierung Ihrer betriebswirtschaftlichen Organisation vor.

Eine Verfahrensdokumentation ist ein lebendes Dokument, das bei einer Prüfung die Realität widerspiegeln muss. Wir verstehen uns als langjähriger Partner. Auf Wunsch übernehmen wir die regelmäßige Aktualisierung der Verfahrensdokumentation und stellen sicher, dass sowohl Veränderungen innerhalb Ihres Unternehmens als auch jene auf gesetzgebender Seite vollumfänglich berücksichtigt und abgebildet werden.

Mit vemeto können Sie einer Betriebsprüfung deutlich gelassener entgegensehen.

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